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公的研究費取扱規程

施 行  平成 27年 4月 1日
改 正  平成 28年 3月 20日
第1条(目的)
この規程は、一般社団法人HiBD研究所(以下「法人」という。)における公的研究費の取扱いに関し必要な事項を定め、不正使用を防止し、その適正な管理を図るとともに、適切かつ円滑な運営に資することを目的とする。

第2条(定義)
この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。
 (1)公的研究費 文部科学省、文部科学省が所管する国立研究開発法人、独立行政法人、又はその他の行政機関等から配分される競争的資金を中心とした公募型の研究資金、北九州市からの運営費交付金が財源となる研究費、及び外部団体等からの寄附金、補助金並びに委託費等を財源として法人が扱う全ての経費をいう。
 (2)研究者等 法人の研究員及び事務職員等、公的研究費の管理及び運営に関わる全ての者をいう。

第3条(研究者等の責務)
1 研究者等は、学術研究が社会から負託された公共的かつ公益的な知的生産活動であることに留意しなければならず、かつ、公的研究費の管理及び運営に関して説明責任を有するものとする。
2 研究者等は、公的研究費の管理及び運営に当たり、本規程を遵守するとともに、各々の公的研究費の定めや法人が定める会計規則等に従い、公正かつ効率的な執行に努めるものとする。

第4条(最高管理責任者)
1 法人に、公的研究費の管理及び運営についての最終責任者として最高管理責任者を置く。最高管理責任者は、代表理事をもって充てる。
2 最高管理責任者は、不正使用防止対策の基本方針(以下「基本方針」という。)を策定し、これを周知するとともに、次条に規定する統括管理責任者及び第6条に規定するコンプライアンス推進責任者が公的研究費の適切な管理及び運営を行えるよう必要な措置を講じるものとする。

第5条(統括管理責任者)
1 統括管理責任者は、理事をもって充てる。
2 統括管理責任者は、最高管理責任者を補佐し、公的研究費の不正防止対策の組織横断的な体制を統括する者とし、基本方針に基づき、具体的な対策を策定及び実施するとともに、その状況を最高管理責任者に報告するものとする。

第6条(コンプライアンス推進責任者)
1 コンプライアンス推進責任者は、総務部長をもって充てる。
2 コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示の下、次の各号に定める業務を行うものとする。
 (1)自己の管理監督又は指導する部局等における対策を実施し、その実施状況を確認するとともに、これを統括管理責任者に報告すること。
 (2)不正防止を図るため、部局等内の公的研究費の管理及び運営に関わる全ての研究者等に対し、コンプライアンス教育を実施し、その受講状況を管理監督すること。
 (3)自己の管理監督又は指導する部局等において、研究者等が公的研究費の執行を適正に行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導すること。

第7条(職名の公開)
第4条から第6条の職名は、これを公開する。

第8条(職務権限・ルールの明確化)
1 最高管理責任者は、公的研究費の事務処理に関する研究者等の権限と責任を明確にし、法人内で合意形成し理解を共有させなければならない。
2 公的研究費の管理及び運営に関する取扱いは、法人の会計規則、関連する諸規程及び別途定める研究活動不正行為防止規程に準じて執行しなければならない。
3 事務処理については、責任の所在を明確にし、職務権限に応じた決裁手続きを行うものとする。

第9条(関係者の意識向上)
1 最高管理責任者は、公的研究費の管理及び運営に関わる全ての研究者等に、コンプライアンス教育を実施しなければならない。
2 前項の教育の実施に際しては、受講者の受講状況及び理解度について把握しなければならない。
3 公的研究費の管理及び運営に関わる研究者等(公的研究費を申請する者を含む。)は、前条に規定する諸規程等の内容を遵守しなければならず、積極的にコンプライアンス教育を受講する等の方法により、コンプライアンスについての理解を深めるよう努めるものとする。
4 研究者等は、最高管理責任者に誓約書を提出しなければならない。誓約書の内容は次の事項を含むものとする。
 (1)公的研究費の不正防止に関する規程等を遵守すること。
 (2)研究活動において不正を行わないこと。
 (3)規程等に違反して、不正を行った場合には、法人や公的研究費の配分機関の処分及び法的な責任を負担すること。

第10条(公的研究費の適正な管理及び運営)
1 公的研究費の管理及び運営に関わる全ての研究者等は、適正な研究費の執行に努めなければならない。
2 コンプライアンス推進責任者は、研究活動の実施計画を策定している公的研究費においては、研究の進捗状況を検証するとともに、研究費の執行が実施計画に比較して著しく遅れている場合には、その研究者等に状況を確認した上で、必要と認めるときは、研究を進捗させる方策を講じなければならない。

第11条(物品等の発注・検収)
1 研究に必要な物品は、決裁権者又は決裁権者の指定するものが、研究者からの依頼に基づき発注と検収を行い、研究者に物品の引き渡しを行うものとする。決裁の規程については別に定める。
2 但し、1業者1回あたりの取引総額が20万円未満の物品の購入および修理等は、研究者による発注を認める。
3 前項に関わらず、研究者自身が決裁権の範囲内で立替精算により物品を発注・受領した場合は、最高管理責任者または統括管理責任者が物品の確認・検収を行うものとする。

第12条(出張の確認)
公的研究費による出張については、あらかじめ出張命令者の承認を得るとともに、出張後に報告書及び出張の事実を証明する書類等を提出するものとする。

第13条(取引業者への対応)
1 最高管理責任者は、前年度の取引回数3回以上でかつ取引金額100万円以上の業者および取引金額50万円以上の新規業者に対し、誓約書の提出を求める。
2 但し、公的機関および外国の機関等については誓約書の提出を免除する。
3 最高管理責任者は、公的研究費の執行に関し、不正な取引に関与した業者があると認めるときは、当該業者について取引停止等の措置を講ずるものとする。
4 最高管理責任者は、公的研究費の執行に関し、その取引業者との癒着を防止する対策として、法人における公的研究費の取扱いに関する方針及びルールについて周知を図るものとする。

第14条(通報窓口および調査)
1 公的研究費の不正使用に関する法人内外からの通報に対応するため、通報窓口を設置する。
2 前項の窓口は、総務部がこれに当たるものとする。
3 通報窓口担当者は、通報があったときは、速やかにこれを最高管理責任者に報告しなければならない。
4 最高管理責任者は、前項の報告を受けたときは、通報、および報告の受付から30日以内に調査の要否を判断し、必要と認められた場合は、当所に属さない第三者を含む調査委員会を設置して調査を実施し、公的研究費の配分機関に報告する。第三者の調査委員は、当所および告発者、被告発者と直接の利害関係を有しない者とする。
5 最高管理責任者は、必要があると認めるときは、被通報者等の公的研究費の使用停止を命ずることができる。

第15条(認定)
調査委員会は、不正の有無および不正の内容、関与した者およびその関与の程度、不正使用の相当額等について認定する。

第16条(配分機関への報告および調査への協力等)
1 機関は、調査の実施に際し、調査方針、調査対象および方法について配分機関に報告、協議しなければならない。
2 告発等の受付から210日以内に、調査結果、不正発生要因、不正に関与した者が関わる他の競争的資金等における管理・監査体制の状況・再発防止計画等を含む最終報告書を配分機関に提出する。期限までに調査が完了しない場合であっても、調査の中間報告を配分機関に提出する。
3 調査の過程であっても、不正の事実が一部でも確認された場合には速やかに認定し、配分機関に報告する。
4 配分機関の求めに応じ、調査の終了前であっても、調査の進捗状況報告および調査の中間報告を配分機関に提出する。
5 調査に支障がある等、正当な事由がある場合を除き、当該事案に係る資料の提出または閲覧、現地調査に応じる。

第17条(調査結果の公表)
1 最高管理責任者は、公的研究費の不正使用が判明したときは、当該不正使用に関与した者の氏名、所属、不正の内容その他の事項について速やかに調査結果を公表するとともに、悪質性が高いと認めるときは、告発するものとする。

第18条(処分)
1 公的研究費の不正使用を行った研究者等については、その研究者等に適用される就業規則等の定めるところにより処分を行う。
2 前項の処分を行う場合においては、当該処分を受ける者の管理責任者についても処分を行う。

   付 則
 この規程は、平成27年4月1日から施行する。

   付 則
 この規程は、平成28年3月20日から施行する。